Aktivních lidí ve středisku, stejně jako v oddílech, je vždy méně než úkolů, na kterých by bylo potřeba pracovat. Často si představujeme, že by náš problém nejlépe vyřešil člověk, který by se do činnosti zapojil se stejnou chutí jako my sami. Taková představa však patří spíše do kategorie snů než reálných možností. S tvými úkoly ti přece nemusí pomáhat jen motivovaný superman. Můžeš se o ně podělit a nechat si pomoct od lidí okolo sebe. To, že máš na starosti výpravu, neznamená, že musíš jedině ty sám nebo sama zamluvit základnu, napsat všem rodičům a ušít kostýmy ke hře. Pojďme se podívat, jaké činnosti můžeme předat a jak to správně udělat.
Zkus práci rozdělit
Jedno z řešení, jak zvládnout více úkolů, je říct si o pomoc. Je jistě spoustu činností, které je potřeba udělat, ale nemusíš je nutně všechny dělat ty. Mnohdy nás nenapadne hledat pomoc v okruhu lidí, kterými jsme běžně na středisku obklopeni. Ani není nutné předávat pokaždé roli nebo funkci s všemi úkoly. Pomoct ti může někdo třeba jen s částí tvé práce či s jednotlivým, jasně ohraničeným úkolem.
Proč je dobré si nechat pomoct? Vedoucí má kompetence a schopnosti řešit složitější úkoly, než mají jiní členové týmu. Svoji pozornost by tedy měl zaměřovat na náročnější práci, kterou za něj nikdo jiný dělat nemůže. Jedním z častých nešvarů bývá plnění snadných úkolů lidmi, kteří mají dovednosti k řešení náročných a komplexních problémů. Každou činnost by proto měla vykonávat nejníže kvalifikovaná síla, která právě může. Když část svých úkolů předáš, vytvoří se ti prostor pro řešení dlouhodobých cílů a koncepcí, ve kterých se skrývá cesta k dlouhodobě fungujícímu oddílu nebo středisku.
Začni tím, že se zamyslíš, které úkoly by bylo možné delegovat. Sepiš si seznam všeho, co ve středisku či oddíle děláš, a vyznač si, co by pro tebe mohl udělat někdo jiný. Zaměř se nejdříve na jednorázové úkony, později zkus předat i dlouhodobější činnost. Úkoly, které se rozhodneš delegovat jako první, si více rozpracuj. Zkus si odhadnout, kolik času mohou zabrat a jak moc bude práce náročná. Splnění úkolu si rozčleň na jednotlivé kroky. Klíčové body, bez jejichž splnění by se úkol nepovedl, ti pomohou udržet si přehled na tím, jak se práce vyvíjí, a dají ti jistotu, že vše bude v pořádku a včas.
Tvůj druhý seznam bude obsahovat jména všech lidí, kterými jsi obklopena nebo obklopen a které by bylo možné požádat o pomoc. V jakých vodách lovit? Okruh je širší, než si myslíš. Kromě lidí, kteří s tebou skautují, můžeš ve vašem středisku oslovit i známé z okresu, rodiče vašich členů, bývalé či neaktivní členy, kamarády, kteří nejsou skauty, a další příznivce. Od každé skupiny můžeš očekávat jiné zkušenosti a dovednosti. Úkoly pro každého zvol podle toho, čím se zabývá a co by mohlo dotyčnému dávat smysl. Skaut bude vědět, co znamená „připravit stezkový program na téma“, rodič či kamarád ti zase mohou pomoct v oboru, v němž pracují. Zjisti si, čím se živí rodiče vašich dětí, jaké mají zájmy a co umějí. Pokud budeš oslovovat lidi, kteří nejsou aktivní členové střediska, snaž se jim nabídnout činnost, pro kterou mají předpoklady. Láká tě představa nových webových stránek? Pak hledáš webového designéra, který ti s takovým úkolem snadno pomůže.
Začni postupně, nesnaž se rozdat všechny úkoly hned. Oslovení, předání a pak i průběžná komunikace ti nějaký čas zabere. Rozdáním všech úkolů naráz by sis pravděpodobně vytvořila nebo vytvořil víc práce, než by bylo možné zvládnout. Proto si pro začátek vyber 2–3 úkoly a zkus vymyslet, kdo ze seznamu by ti mohl pomoct, jak dotyčného nejlépe oslovit a pak se do toho pusť.
Nejlepší způsob, jak někoho oslovit, je osobní kontakt nebo alespoň telefonní. A co vlastně chceš? No přece pomoc. Neboj se si o ni říct přímo, není na tom nic špatného. Lidé často pomohou rádi, když je o to někdo poprosí. Jistě i ty rád nebo ráda pomůžeš někomu, kdo tě poprosí, pokud jen trochu můžeš. Jestliže ti člověk, kterého oslovíš, pomoc odmítne, ať už z jakéhokoliv důvodu, je to v pořádku. Buď na takovou možnost připraven, připravena a nenech se jí zaskočit. Zbytečně by ti to sebralo chuť pokračovat. Vyber si někoho dalšího a zkus to u něj. Nikdy nemůžeš čekat, že ti svoji pomoc budou lidé nabízet sami od sebe. Takto to nechodí. Většina lidí má plnou hlavu svých povinností a netuší, že právě ty pomoc potřebuješ. Nesnaž se získat si pozornost tím, že budeš hlasitě vzdychat, kolik máš práce. Stavěl by ses do role mučedníka, který chce od druhých politovat. Politování možná dostaneš, nabídku pomoci však většinou ne. Pokud naopak požádáš o pomoc přímo, málokdy se ti dostane odmítnutí.
Předtím, než někoho oslovíš, si ujasni, s čím přesně chceš pomoct. Jak dlouho nebo jak často bude potřeba s úkolem pomáhat, kolik času činnost zabere a co je k tomu potřeba umět. Zkrátka, uzavři se svým pomocníkem dobrovolnickou dohodu. Jak na to se podrobně dozvíš na bit.ly/zacnisdohodou.
Jak práci předat?
Může se stát, že budeš mít pocit, že někdo jiný práci neudělá tak dobře jako ty. Když ses činnost naučil ty, není důvod, proč by to stejně dobře nemohl zvládat někdo jiný. Poprvé to nemusí být hned tak skvělé, jak sis představoval. Možná také úplná dokonalost není potřeba. Při delegování musíš dát lidem prostor a možnost úkol splnit třeba i jinak, než jsi byl zvyklý. Důležité je dát lidem důvěru, ocení ji.
U komplikovanějších činností počítej s časem na zaučení. Úkol musíš předat i se znalostí toho, jak jej splnit. Složité úkoly, které se musejí učit delší dobu, má tedy smysl delegovat, jen pokud jste se domluvili na dlouhodobé spolupráci. Když předáš část agendy na dlouhodobém či pravidelně se opakujícím úkolu, ušetří ti to v součtu mnoho práce. Při předávání náročnější činnosti bys měl věnovat větší pozornost, komu takový úkol svěřuješ. Vybraný člověk může jednou převzít celou roli a ty ho tak na ni postupně připravuješ. Předávání komplexnější práce by mělo být v souladu s dlouhodobým plánem ať už oddílu, nebo střediska. U jednorázových projektů, například pomoci na akci, je pak lepší dávat konkrétní, přesně definované úkoly, které lze snadno vysvětlit.
Deleguj práci, ne způsob jejího provedení
Svému pomocníkovi na začátku předej všechny potřebné znalosti, informace a materiál potřebný k vykonávání činnosti. Jak bude dále úkol plnit, již nech pouze na něm. Je samozřejmě dobré podělit se o vlastní zkušenosti, aby dotyčný nemusel opakovat stejné chyby, jako jsi na začátku dělal ty, ale formuluj své rady raději jako doporučení, aby tvůj pomocník stále cítil kontrolu nad provedením a možnost vlastní invence.
Při předání úkolu pomocníkovi ukaž, jak ho lze řešit, ale samotný způsob splnění bys měl nechat na něm. Každý z nás je trochu jiný a vyhovuje mu jiný způsob práce. Je možné, že ty sám jsi úkol neřešil tou nejlepší cestou. Poslední důvod, proč s úkolem nenařizovat i povinný způsob jeho plnění, je zkrátka fakt, že lidé si rádi dělají věci po svém. Má-li tvůj spolupracovník cítit zodpovědnost za svěřenou práci, pomůže mu, když ji bude moct vykonávat tak, jak to vyhovuje jemu.
Předáním úkolu tvá práce nekončí
Při předávání práce si domluvte průběžné termíny, kdy se spolu na úkol podíváte. Společná koordinace je nejdůležitější na začátku, tak aby se věc začala správně a všichni měli jistotu, že cíl bude splněn. Sejít byste se měli i na konci, kdy společně doladíte detaily, dáte si zpětnou vazbu a spolupráci uzavřete, či domluvíte další. Je důležité, aby obě strany po celou dobu věděly, že jde vše správným směrem. Tím svého spolupracovníka ušetříš pocitů nejistoty, zda dělá to, co dělat má. Ty sám pak budeš vědět, že se vše dobře vyvíjí a v případě potřeby budeš moct s úkolem pomoct. Podle druhu úkolů může stačit si v domluvený čas zavolat, u složitějších je lepší se občas osobně sejít.
Na klíčové body v plnění úkolu si stanovte deadliny, do kdy mají být splněny. Časový rámec pomůže tvému pomocníkovi lépe si práci strukturovat a ty budeš mít jistotu, že vše bude hotové včas.
V rámci uzavírané dohody byste si měli ujasnit, kdo nese jakou část zodpovědnosti. Přijetím úkolu na sebe tvůj pomocník bere odpovědnost za jeho splnění. Delegováním úkolu ses však odpovědnosti ty sám nezbavil. Tvojí povinností je být v kontaktu, konzultovat a podporovat svého spolupracovníka. Pokud si špatně ujasníte rozdělení zodpovědnosti, může být těžké říct „kdo za to může“, když se práce nepodaří. V případě neúspěchu je lepší si navzájem nic nevyčítat, ale raději společně probrat, kde nastala chyba, a poučit se z toho.
Proto buď se svým pomocníkem pravidelně v kontaktu. Zajímej se o to, jak se práce na úkolu posouvá a jaké tvůj spolupracovník řeší problémy, a buď připraven mu v případě potřeby pomoct.
A na co dalšího nezapomenout? Poděkovat! Nejen na konci spolupráce. Zda soukromě mezi čtyřma očima, dopisem, či pochvalou před ostatními, je na tobě. I obyčejné malé „děkuji“ během telefonování je důležitá součást dobré spolupráce. Pomoc jsi nežádal pro sebe, ale pro svůj oddíl či středisko a při poděkování toto můžeš zmínit. Dotyčný pak může mít o to lepší pocit, že pomohl dobré věci.
Ochotných lidí okolo nás je více než dost a často stačí projevit o jejich pomoc zájem. Delegování úkolů tak může být jednou z cest, jak toho společně zvládnout více.
