Získávání nových spolupracovníků

Kde najít nového vedoucího oddílu? Jak zajistíme vyúčtování táborů? Kdo vyrobí nové police do klubovny? Téměř všichni řešíme stále otázku kde a jak získat nové lidi, s kým spolupracovat a co všechno by se ještě dalo udělat, kdyby na to měl někdo čas.

Získávání nových spolupracovníků je stále aktuální téma a to na všech úrovních v organizaci. Poptávka se možná zvyšuje v období volebních sněmů, ale pomocná ruka se hodí prostě vždycky. Občas může být její potřeba i velmi akutní a naléhavá. 

Otázkám spojeným se získáváním nových spolupracovníků se věnuje skautská personalistika. V modelu tzv. Cyklu dobrovolníka (viz článek v listopadu 2016) se této problematiky zvlášť dotýká první fáze cyklu, na kterou se podíváme dnes. Jde o získávání lidí. 

Kde hledat nové spolupracovníky?

Zajímavou odpověď nabízí „cibulový graf“ na obrázku. Upozorňuje na skutečnost, že nové spolupracovníky sice zpravidla začneme hledat mezi stávajícími aktivními členy (v tomto případě střediska), ale že tam naše možnosti zdaleka nemusí končit. Síť možných kontaktů může pokračovat k těm členům střediska, kteří se doposud na chodu střediska zvláštní aktivitou nepodílejí, ale také k rodičům, kamarádům a známým, případně k takovým partnerům střediska, jakými mohou být škola, město nebo nějaká jiná nezisková organizace. V krátkodobém horizontu asi nelze očekávat, že by se podařilo získat spolupracovníky, kteří hned věnují aktivitě pro středisko spousty volného času. Navíc jim na začátku může chybět motivace, ale hlavně potřebný vhled do dění střediska a zkušenosti. Jako vhodná strategie se proto jeví dlouhodobé pěstování „cibule“ kontaktů. Aby ti, kdo jsou v této cibuli zahrnutí, byli zvyklí na to, že přicházejí různé nabídky spolupráce, a že i když tyto nabídky sami nepřijmou, mohou být nápomocní tím, že potřebné informace posunou k někomu dalšímu. Informovat o úspěšném navázání spolupráce proto může mít význam právě pro pěstování „cibule“. Současně platí, že je možné získávat spolupracovníky postupně ke stále větším projektům – nejprve mohou rodiče občas vypomoci např. s oddílovou výpravou. Když si spolupráci vyzkouší, poznají lidi, kteří za střediskem stojí a uvidí výsledky, ke kterým mohou přispět, třeba se časem přirozeně zapojí i do náročnějších nebo dlouhodobějších aktivit. V této souvislosti může mít svůj nemalý význam např. klub rodinného skautingu, který bude otevřeným společenstvím i pro ty, kdo neprošli skautskou výchovou v dětství. V rámečku uvádíme několik příkladů činností, pro které stojí za to obrátit se do širších vrstev „cibule“ a nehledat jen mezi těmi, kdo jsou ve středisku již aktivní. 

Jistě přijdete sami na řadu dalších:

• Vytvoření a správa webových stránek střediska – to by jistě zvládl šikovný rodič, informatik
• Podpora designu webu – grafik
• Nafocení významné střediskové události – nadšený fotograf (ne nutně profesionál)
• Editování střediskového almanachu – historik (klidně amatérský nadšenec)
• Manuální výpomoc např. s opravou klubovny – řemeslník, ale i ten, kdo je ochoten nabídnout volné ruce a svůj čas

Jak najít vhodného člověka pro konkrétní úkol?

Abychom mohli být i v této fázi úspěšní, bude potřeba, abychom co nejlépe popsali, koho hledáme, za jakým účelem, a co od něj očekáváme. Tento krok umožní, aby se oslovení lidé v naší nabídce spolupráce dobře orientovali. Zároveň nám podrobný popis našich požadavků umožní, abychom promysleli, jestli je nutné, aby je všechny obsáhl jeden jediný člověk. Možná by se práce dala rozdělit mezi větší počet lidí. Tím jednak jednoho člověka nevyděsíme ani nevyčerpáme, a navíc získáme více spolupracovníků. Nevýhodou toho je, že se budeme muset věnovat komunikaci a koordinaci práce s vícero lidmi, což zabere zase čas nám.

Konkrétní postup je uveden v následujícím seznamu:

• Prodiskutujte a definujte si, koho hledáte, jak by měl váš dobrovolník ideálně vypadat, kde můžeme z požadavků slevit (jaké kompetence musí mít), pro koho by činnost mohla být zajímavá (pro rovera, matku na rodičovské dovolené).
• Sepište si, co všechno bude jeho „náplní práce“ (povinnosti, odpovědnost) a kolik mu to zabere času (něco týdně, něco měsíčně). 
• Odpovězte si na otázky: Jakou podporu dobrovolník dostane? Co mu můžete nabídnout? (volné využívání klubovny? STS? vybavení?)
• Ujasněte si, na jak dlouho člověka hledáte. Stanovte si „zkušební dobu“, jemu to usnadní rozhodování a vám odpadne stres z toho, že si možná nesednete apod. Zkuste si vytipovat vhodné lidí (na základě vašich zkušeností, doporučení a referencí) a určete, kdo a jak je osloví.
• Promyslete o čem s konkrétními zájemci mluvit, kdo všechno vybírá, co vás zajímá, kdo nakonec rozhodne a jak, do kdy člověka potřebujete, kdy je nejvyšší čas začít hledat, atd.
• Nezapomeňte probrat i krizový scénář, když nikoho neseženete (přerozdělení práce, zrušení akce, dočasné sloučení…).
• Pozor na zakázané manipulace jako: „Pokud vedení oddílu nepřevezmeš, zradíš tím ty, kteří vedli tebe – vzpomeň si na ty uhlíky táborového ohně!“ – je to vydírání a navíc neefektivní, protože dlouho nevydrží a nepřinese vám radost.

Jak šířit informaci o tom, že hledáme nové spolupracovníky? 

Možností je jistě víc. Jako efektivní se přitom nabízí forma inzerátu. Ten nemusí být zamýšlený jen jako zpráva určená anonymním čtenářům. I pro okruh známých bude vhodné informace popsat přehlednou, ucelenou a vyčerpávající formou. To také usnadní přenos informací v naší „cibuli“ kontaktů. Jasná forma inzerátu přitom omezí možná zkreslení, ke kterým by mohlo docházet při šíření nestrukturované informace. 

Pro šíření do různých vrstev „cibule“ je možné využít několik informačních kanálů. Osobní setkání, přes zveřejnění na nástěnkách a webech, po rozesílání do e-mailových konferencí (střediskových, okresních, rodičovských, kurzovních, atd.) a sdílení na facebooku. Pokud bude inzerát napsaný zajímavě, může další čtenáře získávat nabalováním na principu „sněhové koule“ – podobně jako když se malá koule valí čerstvým sněhem a přibírá stále další sníh, nemusí inzerát skončit u toho, komu ho adresujete vy, ale adresáti ho mohou posunout do další sítě vlastních kontaktů. Podpořte je v tom jednak informací, že o takové šíření inzerátu stojíte, jednak zprávou o tom, jak byly vaše (nebo i jiné) inzeráty úspěšné, aby bylo zřejmé, že má smysl se na šíření inzerátu podílet.

Junák – český skaut má navíc pro podporu inzerování tohoto typu zřízenou webovou stránku jobs.skaut.cz. Najdete zde mnoho skautských inzerátů, ale můžete sem zapsat i svoji nabídku. Například že umíte vázat vysoká lana a je možné se s vámi domluvit na realizaci nějaké aktivity. Navíc zde najdete i podrobnou metodiku pro psaní inzerátů. 

Příklad inzerátu je v následujícím rámečku. Jeho jednotlivé položky můžete naplnit vlastním obsahem.

Jak začít s novým dobrovolníkem? 

Jakmile najdeme nového spolupracovníka, bude přínosné podrobně se s ním domluvit na podobě a náplni jeho činnosti, vzájemně vyladit svá očekávání. Je to takové uzavření dohody. Inzerát sice obsahoval důležité informace, přesto je potřeba je všechny znovu projít a doplnit o další souvislosti a kontext, aby bylo od začátku zřejmé, že spolupráci obě strany rozumí stejně, a aby se od začátku předcházelo možným nedorozuměním a zklamáním. Je přitom možné informace nejen zpřesnit, ale i upravit tak, aby odpovídaly reálným možnostem dobrovolníka a současně našim potřebám. Dohoda, která je konkrétním výsledkem tohoto jednání, má vyjadřovat zájem a vůli obou stran. Je tedy na těch, kdo ji uzavírají, co všechno do ní zahrnou. Lze přitom doporučit, aby obsahovala následující body:

• Co je cílem v daném čase (náplň práce) 
• Co pro to uděláš ty 
• Jak tě podpořím já (poradím, poskytnu materiály, kontakty, …)
• Způsob a časový interval kontroly dohody (jednou měsíčně se sejdeme/zavoláme si/potkáme se na Skypu…)
• Co se stane, když jedna ze stran dohodu nenaplní (dohodu změníme, protože je moc náročná/ukončíme spolupráci…)
• Podmínky, co vede k ukončení spolupráce (nenaplnění cílů, druhá strana už to nechce nebo nemůže dělat, …)
• Kdy ji revidujeme – případně uzavíráme dohodu novou (po ukončení časového horizontu například 1 rok).

Dohodou spolupráce nekončí, ale teprve začíná. Bude potřeba podpořit začlenění nového spolupracovníka do týmu (představení ostatním, jmenovací dekret, zahrnutí do e-mailové konference, předání střediskového trika, …) a pomoci mu s rozběhnutím činnosti. Nejlépe tak, aby mohl navázat na svého předchůdce, aby věděl, na koho se může obracet v případě nějakých nejasností, aby měl dostatečnou podporu metodickou i v podobě dalších kontaktů. Zejména na začátku jeho činnosti počítejte s tím, že se mu budete intenzivně věnovat, pomáhat mu, povzbuzovat ho a také mu poskytovat zpětnou vazbu. 

Mysleme při tom všem na skutečnost, že tohle je jen začátek práce s dobrovolníkem. Aby u nás zůstal a chtěl se dále podílet i na jiných projektech a úkolech, případně zastávat i jiné funkce, musíme si ho „hýčkat“. Nestačí si říct: „Tak jsme to zvládli, má se nám kdo starat o klubovnu.“ I zapracovaného člověka je potřeba podporovat, být tu pro něj bude-li cokoli potřebovat, motivovat ho, scházet se s ním, zjišťovat jeho názory a potřeby, odstraňovat překážky v práci a nabízet mu zapojení i jinde, posílat ho na semináře apod. Toho se týkají další fáze Cyklu dobrovolníka (podpora, vzdělávání, hodnocení), o kterých si řekneme v nějakém dalším článku. 

Kdyby tě zajímalo něco víc, tak celý Cyklus dobrovolníka najdeš na skaut.cz/personalistika. V případě, že by sis s něčím nevěděl rady, napiš nám na a pokusíme se společně najít vhodné řešení.