Vyúčtování tábora v h.skautingu

Je podzim 2015 a opět na střediskové poradě řešíme, jak příští rok lépe vyřešit táborové platby, vyúčtování a vše okolo něj. Shodli jsme se, že potřebujeme systém, který umožní všem přehledně kontrolovat, kdo už tábor zaplatil a kdo ještě ne. Ideálně tak, aby hospodář nemusel vše přepisovat do nějaké tabulky nebo posílat výpisy jednotlivým táborovým hospodářům, kterých na středisku naší velikosti není málo. Při zjišťování, co bychom mohli používat, jsme narazili i na h.skauting, který jsme nakonec zvolili jako vhodný nástroj pro naše potřeby. Dokonce jsme zjistili, že nám umožní mnohem více než jen hlídat, kdo už zaplatil.

Co je h.skauting?

Na adrese h.skauting.cz funguje nástroj, který umožňuje od začátku až do konce vyúčtovat akce, tábory a v aktuální betaverzi dokonce i celé jednotky, například střediska, to vše v propojení se skautIsem, ze kterého se automaticky importují potřebné údaje.

V tomto článku se pokusíme funkce systému přiblížit především na příkladu vyúčtování tábora. Uváděné postupy mohou někdy působit složitě a pro obrázek o tom, co aplikace umí, není vždy nutné se v nich přesně orientovat – konkrétním detailům snáze porozumíte, až budete mít systém otevřený před sebou, a přijdou třeba vhod, až se o ně budete sami pokoušet.

Propojení se skautIsem

Celá aplikace je přímo napojena na Skautský informační systém. Pracuje tedy s rolemi, které máte ve skautIsu přiděleny – pokud tak chcete v h.skautingu něco dělat, budete potřebovat minimálně roli oddíl: správce akcí nebo lépe oddíl: vedoucí/administrátor. Při pořádání akce pro více jednotek (oddílů) pak lze některé věci dělat pouze v roli středisko: správce akcí, středisko: hospodář nebo středisko: vedoucí/administrátor. Zde je potřeba dát i pozor, v jaké roli a pro koho co zakládáte. Stačí však postupovat pečlivě a vyzkoušet si to. Výhodou propojení se skautIsem je jednak bezpečnost – bez účtu ve skautIsu nic neuvidíte – a jednak to, že spoustu údajů lze následně importovat a nemusíte je stále dokola psát. Jedná se například o vyplňování seznamu účastníků nebo třeba vyplnění údajů na příjmák či výdaják.

Sledování plateb

Stále největší vychytávka celého h.skautingu podle mě spočívá ve sledování transakcí. Stačí mít účet u Fio banky a můžete hravě a jednoduše hlídat veškeré platby. V zásadě je potřeba, aby někdo na začátku propojil váš účet u Fio banky s h.skautingem pro celé vaše středisko (otázka pár minut) a vám se otevře naprosto skvělý nástroj, kde můžete spravovat jakékoli platby, které si jen usmyslíte. Řekněme, že se rozhodnete vybrat dopředu poplatek na víkendovku do NP Podyjí. Stačí jen zapnout h.skauting, kliknout na záložku platby, založit skupinu plateb (volíte z možností tábor, registrace či obecná), vyplníte základní údaje o platbě a založíte. V tuto chvíli už máte nastavenou skupinu plateb NP Podyjí. Díky propojení se skautIsem jen přidáváte jedním kliknutím lidi, kteří mají zaplatit. Následně ani nemusíte tvořit nějaký složitý e-mail, kam by měli účastníci platit. V h.skautingu je vytvořen základní mail, jenž vyzývá k úhradě a který je navíc možné pro každou skupinu plateb upravit dle vašich potřeb. Následně jenom jednou za čas zapnete h.skauting a vidíte, kdo již zaplatil. Vše rychle, jasně a přehledně. Přístup k těmto datům má každý, kdo je potřebuje (jen mu musíte přidělit potřebnou roli ve skautIsu).

Výběr registrace

Práce s registrací funguje velmi podobně jako sledování plateb. Vše je ale ještě ulehčeno tím, že h.skauting sám pozná, že máte ve skautIsu založenou registraci, takže jakmile máte ve skautIsu hotovo, tak jen založíte skupinu plateb a rozešlete e-mail. Veškeré informace se naimportují, takže nemusíte nikam znova zadávat, psát mail nebo řešit, kdo kolik platí.

Cestovní příkazy

U cesťáků nejvíc oceňuji jednoduchost a návodnost celé aplikace. Kdo umí dobře pracovat s cesťáky v excelu, aplikace mu toho zas tolik neulehčí. Nicméně pokud mezi tyto lidi nepatříte, cesťák děláte poprvé nebo často účtuje cesty někdo jiný, tak právě pro vás je tato záložka jako stvořená. Vše pěkně na jednom místě! H.skauting je tak jednoduchý, že to pochopí i ten, kdo cesťák nikdy nedělal. Stačí založit auto do systému, naklikat jednotlivé jízdy a je hotovo. A mimochodem, toto lze udělat i přímo na akci – stačí smartphone a data v mobilu.

Vyúčtování akce či tábora krok po kroku

Nyní už víte, jak udělat cesťák nebo vytvořit skupinu plateb. Pokud však chcete používat tento nástroj komplexně, je dobré si říct, jak fungují i záložky akce a tábory. Vše vysvětlím na táborech (akce je v některých ohledech jednodušší, ale jinak obdobná):

Založíte tábor ve skautIsu (vytvoříte hlášenku).
Založíte akci v h.skautingu.
Přejdete na záložku účastníci, kde účastníky jednoduše naimportujete.
Pokud náhodou nemáte nějakého účastníka ve skautIsu, je možné jej přidat ručně.
Založíte skupinu plateb (již bylo vysvětleno).
Velmi jednoduše lze přidat či odebrat účastníka akce.
Začnete pracovat v záložce pokladní kniha.
Kliknete na načíst příjmy od účastníků (pozor, objeví se aktuální stav a další platby musíte znovu načíst).
Přidáváte účetní doklady (zadáte datum, vyplníte účel, zvolíte osobu, na kterou doklad napíšete, a vepíšete částku).
Tisk – jakmile máte vše vyplněno, pouze vytisknete pokladní knihu, příjmové a výdajové doklady.
Nalepíte prvotní doklady. Předáte účetnictví k revizi.

Na co si dát pozor

Pokud budete h.skauting opravdu pravidelně používat, je dobré si nastavit pár pravidel. Není zrovna přehledné, pokud se vám bude stále dokola opakovat název akce nebo plateb – víkendovka nebo výlet. Dobré je třeba uvádět název akce a rok. Stejně tak je to s variabilními symboly. Aby vše dobře fungovalo, je dobré dodržovat nějaký systém. U nás část VS označuje rok, další oddíl, další typ akce a poslední trojčíslí je použito na pořadí plateb v rámci akce. Tím máme zajištěno, že se nikdy neobjeví stejný VS znovu.

Další kapitolou jsou maily. Abyste mohli používat modul platby plnohodnotně, je potřeba, aby měl každý člen ve skautIsu nastaven e-mail (pokud tak neučiníte, budete mail pokaždé vyplňovat ručně). Je dobré taktéž rozlišovat mail rodičů a mail člena. Aplikace vám pak nabídne možnost volby e-mailu, pokud jich máte založených více. Ano, je to sice nějaká zátěž navíc, ale pak už jde vše samo a téměř bez práce. Pozor si taktéž dejte na tlačítko hromadně rozeslat info o platbě. Pokud třeba přidáte další platby a použijete tuto volbu, tak se pošle mail i těm, kterým už došel a hlavně i těm, kteří mají již zaplaceno. Proto je dobré v tomto případě poslat platbu každému zvlášť (i tato možnost tu je).

V neposlední řadě je dobré si založit vlastní e-mail. Ten základní je často vyfiltrován jako spam. Založením vhodného e-mailu se tak vyhnete zbytečným komplikacím.

Závěr

O h.skautingu by se dalo napsat opravdu mnoho, ale mnohem lepší bude, pokud si jej sami osaháte a vyzkoušíte. Věřím, že nebudete litovat. Autorům aplikace patří velký dík a obdiv, neb takto povedený nástroj je opravdu cenný. U nás jsme teprve na začátku a vše se učíme. Nicméně už teď vidíme, že nám h.skauting ušetřil spoustu práce i času, který pak můžeme věnovat důležitějším věcem.