Často slýchám (ať už u nás na středisku či na kurzech), že hospodaření je pruda, že je to jenom nějaká povinnost shora, kterou prostě dělat musíme a často v ní nespatřujeme žádná pozitiva.
Proč má smysl hospodaření dělat pořádně?
- Vést účetní záznamy o své činnosti je ze zákona povinnost každé právnické osoby.
- Správně vedené účetnictví poskytuje komplexní (ale ne kompletní) náhled na hospodářskou činnost, pomáhá s plánováním dalších akcí a je podkladem pro budoucí rozhodování.
- Z dobře vedených účetních záznamů je vidět odpovědnost konkrétních lidí za nakládání s finančními prostředky.
- Průhledné účetnictví dělá dobrou vizitku naší organizaci. Kdokoli (např. rodiče, ostatní činovníci) se může podívat, jak jsme nakládali s finančními prostředky, a vrhá to dobré světlo na Junáka jako celek.
- Správně vedené hospodaření je nezbytnou podmínkou čerpání dotací.
- Dobré finanční plánování a schopnost orientace v oblasti hospodaření pomůže získat nemalé finanční prostředky, které pomáhají vylepšit činnost v oddíle. Přestože v Junáku jde především o výchovu, s penězi se dá vychovávat lépe.
I přes to, že víme, k čemu je takové hospodaření dobré, mnohdy se ve středisku / oddílech nedaří najít hospodáře jednotek či akcí. Zároveň často nedokážeme správně motivovat rádce a činovníky k zájmu o tuto oblast. Možná je to tím, že jim to neumíme správně předat, zaujmout je? Možná toho po nich chceme moc?
Sama jsem si tyto otázky několikrát kladla. Jako jedna z možných odpovědí se mi nabízí, že rádci a vedoucí řeší výchovu a na tohle už jim nezbývá tolik času. Proto jsme hledali způsoby, jak jim práci co nejvíce zjednodušit.
Prvním krokem byla revize a aktualizace střediskových pokynů k tomu, jak vést pokladnu akce, jak je to s proplácením dokladů ze schůzek a kurzů, kdo má za co odpovědnost. Zavedli jsme mimo jiné platby táborů a registračních poplatků přes bankovní účet (u větších středisek je to zvykem; u nás, malého střediska bez oddílových pokladen, novinka, která se rychle chytla).
Dále vznikly vlastní vzorové formuláře k vyúčtování malých akcí v papírové podobě s vysvětlivkami a v elektronické podobě s vzorci a komentáři.
Důležitým krokem bylo malé, cca dvouhodinové školení, cílené hlavně na rádce 15+, ale i na mladší vůdce. Jeho obsahem bylo seznámení s novými formuláři, s pravidly proplácení dokladů a kurzů, vyúčtováním akce a tvorbou rozpočtu. Důležité bylo, aby si rádci ze školení odnesli informaci o tom, jaké náležitosti má prvotní doklad, aby měli někde napsané fakturační údaje střediska (a věděli, jak je to s nákupem na fakturu / přes účet střediska) a měli v hlavě zakořeněno to, že jakýkoli výdaj i příjem musí projít pokladnou střediska (event. akce, oddílu).
V nejbližší době plánujeme nadstavbu školení pro vedení oddílů a střediskovou radu, obsahem bude vyplňování cestovního příkazu, vyúčtování větší akce s transakcemi přes bankovní účet, dotace – žádosti o ně a jejich vyúčtování.
Nejde jen o účtování
Zní to jednoduše – vyškolit si rádce, aby uměli vyúčtovat akci. Ne každou oblast hospodaření lze převést na rádce. Nicméně těchto oblastí je skutečně mnoho:
- vše kolem peněz – účetnictví, vedení pokladen, účetní závěrky a další
- oblast majetku (plánování nákupů, evidence, inventarizace)
- daně a přiznání
- dotace, granty, fundraising a hledání zdrojů
- finanční řízení a rozpočtování
- vznik vnitřních hospodářských předpisů
Je dobré vědět, že toto vše nemusí dělat jen hospodář. Často máme rozdělené jednotlivé oblasti mezi jednotlivé lidi – máme pokladníky/hospodáře akcí či oddílů nebo přímo i pokladníka střediska (ten, co se stará pouze po pokladnu), správce majetku/základny, účetního (třeba i externího) či fundraisera (ten, co se systematicky stará o získávání dalších prostředků). Některé věci ze své podstaty řeší přímo středisková rada (např. schvaluje rozpočet a vnitřní hospodářské předpisy, určuje výši členských příspěvků či náhradu opotřebení automobilu). Také je nutno nezapomenout na to, že odpovědnost za celé hospodaření jednotky má statutární orgán (u střediska jeho vedoucí).
Proces vzdělávání rádců a činovníků na středisku v této oblasti stále není u konce. Cílem je do budoucna postupně obsadit bez velkého přemlouvání všechny výše zmíněné pozice. Myslím, že to všichni znáte, proto nám přeji pevné nervy!
