Kolem oddílu je spousta práce. A každý z nás má jen omezené množství času, málokdy zvládneme dělat všechno. Jak vybrat, co je opravdu důležité a na co se soustředit? A co naopak omezit či přestat dělat úplně?
V následujícím textu budu předpokládat, že jste se sešli celá oddílová rada naživo a diskutujete o tom společně. Jistě můžete přemýšlet ale i sami – postupovat pak budete úplně stejně. Připadá mi dobré se při podobném přemýšlení držet následujících kroků:
- posbírat a zapsat si všechny činnosti, které v oddíle děláte
- znázornit si náročnost těchto činností a jejich přínos pro dobré fungování oddílu
- přidat činnosti, které ještě neděláte, ale dělat byste je chtěli
- říci si, co již dělat nechcete a na co se chcete naopak soustředit více
Další text popisuje jeden ze způsobů, jak nad touto problematikou můžete přemýšlet. Nebojte se ho upravit tak, aby vyhovoval právě vaší situaci.
Co všechno děláme?
Na začátku si zmapujeme, jaké všechny aktivity související s prací v oddíle děláme. Navrhuji nechat každého zamyslet se individuálně nad všemi činnostmi, které za poslední dobu pro oddíl dělal – každou z nich poté napíše na samostatný lepící lístek (post-it). Samostatné přemýšlení je důležité mimo jiné proto, abyste se navzájem neovlivňovali a vzpomněli si na širší škálu činností. Kdybyste chtěli být přesnější, můžete si po nějakou dobu vést zápisky a sledovat, čemu všemu se v souvislosti s oddílem věnujete a kolik času tomu dáváte.
Až všichni vypíší své lístky, navzájem si představte jednotlivé činnosti a nalepte všechny lístky na jednu velkou zeď či stůl. Lístky s aktivitami od různých lidí, které jsou podobné, můžete dávat blíže k sobě, aby vytvořily přirozené shluky činností. Pokud jsou lístky zcela stejné či velmi podobné, již tam druhý nedávejte.
Až všichni představí své činnosti, ještě jednou se podívejte na zeď a zamyslete se společně, jestli něco nechybí – možná někdo z vás na něco zapomněl a vy mu to můžete připomenout. Nyní bychom na zdi měli mít kompletní mapu všech činností, které jsou třeba pro chod oddílu.
Už samo zviditelnění činností může být přínosné – možná ne všichni členové oddílové rady tuší, které všechny činnosti jsou pro chod oddílu třeba.
Náročnost a přínos
Nyní si potřebujeme ke každé činnosti říci, kolik nám bere času a jak moc je užitečná pro fungování oddílu.
Rychlým způsobem, jak to zjistit, je udělat dvojí hlasování. Napřed dejte každému možnost rozdělit 7 čárek (počet si případně upravte podle množství lístků) jedné barvy (třeba červené) na činnosti, podle toho, kolik kterými tráví času. Na každý lístek můžete umístit i více čárek – čím více čárek, tím více času. Například rádce Rákosníček může své čárky rozdělit třeba takto:
- 3 – chystání schůzek
- 2 – příprava táborové etapové hry
- 1 – účast na oddílových radách
- 1 – oprava střechy klubovny
Následně udělejte stejné hlasování, opět se stejným počtem čárek pro každého, ale jiné barvy (třeba modré), při kterém bude každý hodnotit, jaký mají činnosti přínos pro fungování oddílu a naplňování vašich cílů.
Poté sečtěte zvlášť modré a červené čárky na každém lístku.
Pěkným znázorněním může být například přesunutí lístku s činnostmi do plochy se dvěma osami, které vyznačíte opět na zdi či na stole. Na jedné ose budete mít, kolik času dané činnosti momentálně věnujete a na druhé, jak velký má daná činnost přínos pro fungování oddílu a naplňování vašich cílů (viz ilustrační obrázek).
Po umístění lístků můžete společně diskutovat, jestli umístění odpovídá skutečnosti. Právě diskuze vám může pomoci ujasnit si, co je danou činností myšleno a lépe pochopit, čemu se ostatní věnují. Nesnažte se však o velkou přesnost, důležité je spíše relativní umístění proti ostatním lístkům.
Je možné, že vás v průběhu diskuze napadnou i nějaké činnosti, které zatím vůbec neděláte, ale chtěli byste. Dobrým zdrojem nápadů na činnosti, kterým byste se mohli chtít věnovat, je například Hodnocení kvality. Napište si tyto nové činnosti také – doporučuji použít jinou barvu lístku, aby byly snadno odlišitelné od stávajících činností. A přidejte je také do prioritizační plochy.
Čemu se chceme věnovat více a čemu méně?
Když se podíváte na umístěné lístečky, nejspíše se vám začne hlavou honit několik otázek.
Pokud budete mít lístečky v pravém dolním rohu (na obrázku v červeném rámečku), nejspíše vás napadne: „Proč věnujeme hodně úsilí činnostem, které mají malý přínos?“ Toto jsou kandidáti na činnosti, které nejspíše budete chtít omezit.
Pokud budete mít lístečky v levém horním rohu (na obrázku v modrém rámečku), nejspíše vás napadne: „Proč věnujeme málo úsilí činnostem, které mají velký přínos?“ Toto jsou kandidáti na činnosti, které nejspíše budete chtít posílit.
Činnosti, které jsou hodně důležité a již jim věnujete hodně času (v zeleném rámečku), jsou nejspíše v pořádku.
Činnosti, které jsou málo důležité a věnujete jim málo času (v oranžovém rámečku), si zaslouží také zamyšlení – sice jim věnujete málo času, ale jistě znáte české přísloví „stokrát nic umořilo osla“. Možná i mezi nimi najdete kandidáty na činnosti, které by bylo na místě omezit.
Jak nedělat to, na co nám nezbývá čas?
Z předchozího zamyšlení nejspíše vyplynulo několik věcí, kterým momentálně věnujeme více úsilí, než bychom chtěli. Co s tím můžeme dělat?
Některé věci, které bychom rádi omezili, možná dělat musíme – protože je po nás někdo vyžaduje – ať už stát (hospodaření, …) či skautská organizace (registrace, přihlášky, …). U takových činností má smysl se ptát:
- Nedokážeme podobného či jen o trochu horšího výsledku dosáhnout za výrazně menšího úsilí?
- Musíme to dělat my? Nedokážeme najít někoho mezi bývalými vedoucími či třeba rodiči, kdo by nám s tím byl ochoten pomoci?
Některé věci děláme jen proto, že chceme. Třeba je to oddílová tradice, že se vítězi celoroční hry předává dečka vlastnoručně vyšívaná vedoucím oddílu. Pak dává smysl se ptát:
- Je tato činnost opravdu tak přínosná? Nezvládli bychom ve stejném čase dělat jiné, užitečnější věci?
- Když ji dělat přestaneme úplně, bude to někomu či něčemu vadit?
- Pokud ji nemůžeme přestat dělat úplně, můžeme ji alespoň omezit či převést na někoho jiného?
Co změníme?
„Definice šílenství je dělat stejnou věc znovu a znovu a očekávat jiné výsledky.“ Tento citát je připisován Albertu Einsteinovi. Chcete-li mít více času na činnosti, které vnímáte jako přínosné pro chod oddílu, musíte omezit některé činnosti, kterým jste se věnovali dosud.
Zároveň je však změny dobré dělat postupně: zkuste na závěr vaší diskuze vybrat tři až čtyři konkrétní činnosti, které plánujete omezit. A po delším čase, třeba při čtvrtletním či pololetním plánování se k tomuto krátkému seznamu činností vraťte a ověřte si, že se vám podařilo je omezit. Pokud ano, můžete začít s omezováním jiné činnosti.
Věřím, že vám takové zamyšlení může pomoci s odstupem zhodnotit to, čemu se v oddíle věnujete a najít více času na činnosti, které jsou pro váš oddíl přínosné.
