Sojka s Krtkem sedí v kavárně a nad šálkem kávy připravují materiály na střediskovou radu. Využívají při tom online nástrojů, které mají jako skauti dostupné zdarma. Pojďme se nyní podívat, které nástroje se jim osvědčily a využívají je při přípravě materiálů, během rady a po jejím konci. Třeba se některé z nich budou hodit i tobě a pomohou ti ušetřit drahocenný čas.
Před radou
Díky skautským Google účtům mají členové střediska k dispozici balík nástrojů G Suite (dříve Google Apps) s neomezeným úložištěm pro veškerou dokumentaci střediska, včetně fotek a videí. Hlavním komunikačním kanálem rady je uzavřená Google skupina, v níž jsou všichni členové rady (goo.gl/sJCBwr). Ti mají také svoje skautské účty končící @skautka.cz / @skaut.cz (goo.gl/QpAMCX). Obojí lze snadno vytvořit a spravovat ve skautISu.
Zápis si Sojka s Krtkem připravují jako osnovu programu s odkazy na další zdroje (články ze Skautské křižovatky, rozpočty, hlášenky táborů, …) v Google dokumentu. Díky možnosti přidávat komentáře mohou všichni členové rady připojit svoje poznámky ještě před radou. Touto praxí se daří zkrátit dobu projednávání programu, neboť řada argumentů se promítá již v komentářích. Komentáře také slouží k urgenci úkolů členům rady. Připojení jedné či více e-mailových adres pomocí symbolu „+“ zajistí automatické rozeslání mailu dotyčným osobám.
K revizi plnění úkolů slouží speciální Google kalendář. Inspirací pro něj byl Termínový kalendář pro střediska (goo.gl/MHhV27). Vedle něj se osvědčilo také používání samostatného kalendáře akcí střediska i oddílů, kde jsou nejen výpravy, ale i termíny družinových a oddílových schůzek.
Zápis s přílohami lze uložit na týmový disk Google. Hlavní přínos tkví v tom, že vlastníkem dokumentů je onen disk, nikoliv konkrétní uživatel, jak je to běžné. Odchod člena rady ze střediska (či smazání jeho účtu) tedy nezpůsobí ztrátu dokumentů. Je-li týmový disk sdílený rovnou Google skupině, budou k němu mít všichni její členové automaticky přístup. Stačí tedy spravovat pouze jeden seznam uživatelů.
Na radě
Finální podoba zápisu vzniká na radě dopisováním do osnovy, která byla rozeslána před pár týdny. Díky tomu, že do dokumentu může naráz vstupovat více lidí současně, lze mezi členy rady rozdělit tvorbu zápisu tak, aby se Sojka s Krtkem mohli plně soustředit na řízení rady. Mimo to jsou úkoly rozdělené mezi členy rady evidovány v jednoduchém úkolníčku vedeném v Google tabulce. Odkaz na něj je připojen v každém zápisu.
Chrobák, vedoucí oddílu vlčat, je v termínu rady na horách. Domluvil se však, že se připojí online, což se již stalo běžnou praxí. Oblíbenými nástroji jsou Skype, Google Hangouts a v poslední době asi nejsnáze použitelný appear.in. Pro kvalitní snímání zvuku Sojka pro středisko koupila konferenční mikrofon značky Jabra.
Po radě
Sojka zápis zkontroluje a rozešle jej do téže e-mailové skupiny jako materiály. Připojí také odkaz na hlasování o termínu příští rady. Na to se hodí jednoduchá plánovací služba Doodle (doodle.com). Krtek připraví stručné shrnutí rady, které spolu s odkazem na zápis vyvěsí na webové stránky střediska, o které se stará. Střediskový web je umístěn zdarma na skautském serveru Lebeda (lebeda.skauting.cz). Využívá redakční systém WordPress (cs.wordpress.org) a díky rozšíření skautIS integrace (goo.gl/g7D93U) se členové střediska na stránky přihlašují s využitím stejných údajů jako do skautISu.
Co se do příběhu nevešlo
Kromě výše zmíněných nástrojů mají skauti k dispozici ještě mnohé další. Kolem nového skautského vizuálního stylu vzniká řada vychytávek včetně generátorů loga, PF kartiček. Vyvíjí se také kompletní šablona do WordPress pro tvorbu střediskových a oddílových webů. Vše najdeš na webu logo.skaut.cz. Pro pozvánky a plakáty na akce se osvědčila Canva (goo.gl/Uxj6N1). Díky zapojení Junáka v programu Techsoup (goo.gl/mgy6ic) si můžete pořídit zdarma software včetně produktů Microsoftu (Windows, Office) či specializovaných nástrojů jako je Adobe Photoshop.
Nástrojů je celá řada, neboj se je vyzkoušet. Návody ke skautISu a dalším službám jsou na webu napoveda.skaut.cz a všetečné dotazy lze pokládat i na Facebooku (facebook.com/skautis).
