Jako každý rok, tak i letos přichází čas opět se poprat s registrací. Pro někoho je to boj, někteří to zvládají během několika minut. Každý rok se také najde několik desítek či stovek vedoucích, kteří to nechávají na poslední den. Mohou se tak dostat do nepříjemných stresových situací, když je systém v nočních hodinách těsně před uzávěrkou přetížený. Tomu je možné se vyhnout průběžnou přípravou a včasným odevzdáním. V oddílech se většinou registrací nazývá vybírání členských příspěvků a přihlášek od dětí. Ve skutečnosti je registrace fáze, kdy uvádíte do skautISu, kolik má tento rok váš oddíl členů.
Co je to ta registrace z pohledu celé organizace?
- Aktualizace a kontrola údajů o více jak 60 tisících členech
- Evidence více jak 2 tisíců oddílů
- Zadání skutečnosti u téměř 500 skautských středisek a přístavů
Rolí vedoucích v tomto procesu je dodat relevantní údaje o svých členech.
S čím je vhodné začít již na podzim?
Z vnitřních předpisů vyplývá, že členství vzniká zápisem do seznamu členů, tedy do skautISu. Aby se nováčci stali členy i oficiálně, je třeba je zaevidovat co nejdříve, už v průběhu roku, a nečekat až na lednovou registraci. Zároveň můžete i změnit výchovnou kategorii stávajících členů (např. z vlčat na skauty).
K provedení zápisu potřebujete údaje člena z přihlášky. Zkontrolujte, že máte i o ostatních členech aktuální informace, zeptejte se rodičů, zda se nezměnily kontakty apod. Následně se přihlaste do skautISu s nastavenou rolí vedoucí/admin a pokračujete v menu do „Jednotky“ – „Moje jednotka“. Otevřete záložku „Členové“, kde naleznete své aktuální členy, a nahoře vyberte možnost „Přidat“. Vyplňte údaje z přihlášky a vše uložte. Tím vzniká členství ve vaší jednotce a v celé organizaci Junák – český skaut. SkautIS je vhodné místo pro ukládání papírových přihlášek: stačí je naskenovat, nahrát a máte je bezpečně uložené on-line na jednom místě.
Průběžným zadáváním členů a pravidelnou aktualizací údajů minimalizujete práci, která je nutná při lednovém „registračním shonu“. Včasnou i pravidelnou aktualizací navíc nejenže pomůžete organizaci jako celku, ale vytvoříte si snadno dostupnou a přehlednou databázi údajů o svých členech.
Jak projít úspěšně registrací
Chcete-li provést registraci, přejděte v „Moje jednotka“ na záložku „Registrace“, tam zvolte „Založit registraci“. Registraci je možné založit až ve chvíli, kdy vám ji založila nadřízená jednotka. Pro oddíly zakládá kategorie středisko dle společné domluvy na střediskové radě, což například umožňuje zvýhodnit sourozence nebo důchodce. Jste-li v „Registraci“, otevřete záložku „Registrované osoby“ a zvolte „Přidat“. Máte na výběr osoby ze svého oddílu, které můžete registrovat. Registrace probíhá celý měsíc leden. Doporučujeme proto určit si dopředu některý lednový den, kdy se na tuto povinnost vrhnete.
Čeho se vyvarovat
Jednou z častých chyb je práce v nesprávné roli ve skautISu. Pokud totiž nepracujete v roli vedoucí/admin, systém nedovolí registraci správně provést. Často také dochází k problémům při volbě časopisů pro členy. Zde musíte zvolit, zda má člen nárok na časopis zdarma, a podle toho ho zaregistrovat do správné kategorie i s časopisem. Pozor, od letošního roku není možné přidat po uzavření registrace další časopis. Jedinou možností je objednat jej přes send.cz.
Stává se, že některý ze členů již byl dříve členem jiného oddílu, a vy musíte požádat o tzv. převod osoby. Jde o kontrolu a schválení členství v nové jednotce, kterou provádí ručně dobrovolníci nebo zaměstnanci ústředí.
Podpora skautISu v lednu pomáhá, ale…
Přestože věnujeme tomuto procesu maximum sil, i v lednu se tým skautISu na ústředí potřebuje věnovat činnosti standardního rozvoje a údržbě systému. Každý požadavek se snažíme dobře a včas splnit a na dotazy odpovídat co nejdříve. Chtě nechtě jsou však některé požadavky náročnější a jejich vyřešení může vyžadovat spolupráci více osob, jejich zpracování může tedy zabrat i několik dní. S tímto vědomím by měl každý vedoucí k zadávání registrace přistupovat. Věřím, že se nám podaří další registraci zvládnout bez komplikací.
Kde hledat další pomoc?
skaut.cz/osobniudaje → Přihlášky ke stažení a následnému použití v oddíle → Články a návody na to, jak pracovat s přihláškami v oddíle i ve skautISu
skaut.cz/registrace → Co je potřeba pro zpracování registrace → Jak na registraci ve skautISu → Jaké jsou termíny, členské příspěvky atd.
napoveda.skaut.cz/skautis/registrace → Nápověda k agendě registrace „krok za krokem“ se screenshoty a detailním vysvětlením
napoveda.skaut.cz/skautis/registrace/ registrovane-osoby → Informace k časopisům
podpora.skaut.cz → Odpovědi na nejčastější otázky, na které můžete během registrace narazit
Co o registraci možná netušíte?
- V poslední den registrace 2018 ještě nemělo 40 % středisek zpracováno a odevzdáno.
- V poslední den byly poslány 2 desítky požadavků na podporu se „žádostí o okamžitou pomoc“.
- O podporu všech oddílů se v době registrace starají 4 osoby (zaměstnanci i dobrovolníci na ústředí).
- Loni bylo požádáno o 268 změn členství mezi středisky vyžadujících ověření. Z toho 25 žádostí přišlo poslední den (17 z nich až po 18.00, kdy už se v kanceláři nepracuje).
