Věnujte čas dětem a programu, ne vyplňování přihlášek s rodiči

Stalo se vám, že nováček přinesl přihlášku až po registraci? Nebo že jste nemohli na přihlášce dešifrovat rodné číslo či název ulice a museli jste volat rodičům? Právě kvůli těmto momentům a pro celkové zjednodušení administrativy u nových členů je nově možné přijímat členy do organizace nebo aktualizovat jejich údaje čistě online, bez papírových přihlášek a evidenčních listů. Kde tuto možnost ve skautISu najít a stručný návod, jak s ní pracovat, přinášíme v tomto článku.

Elektronické přihlášky nám mají sloužit jako ulehčení administrativní práce. Jejich využívání nicméně není povinné a vy stále můžete fungovat tak, jak jste zvyklí. Při používání papírové přihlášky nezapomeňte používat vždy pouze oficiální neupravený text poučení a řádně vyplňovat všechny části přihlášky. V září navíc proběhla drobná aktualizace stávajících přihlášek. Aktuální verze je ke stažení na Křižovatce v sekci skaut.cz/osobniudaje. Při použití elektronické přihlášky za vás a rodiče aktuálnost i správné vyplnění pohlídá přímo skautIS.

E-přihláška pro nováčky

Elektronická přihláška (dále jen e-přihláška) je nová funkce skautISu, která je dostupná všem jednotkám, které shromažďují členy. Slouží jako plnohodnotná náhrada papírové přihlášky. Na základě přijetí e-přihlášky vedoucím/administrátorem oddílu vzniká oficiálně členství v organizaci. E-přihláška tedy neslouží jako čekací listina ke shromažďování údajů bez následného potvrzení vzniku členství.

E-přihláška vznikla proto, aby usnadnila papírování vedoucím i rodičům. Přináší zefektivnění komunikace a zrychlení procesu přihlášení člena do oddílu. Při použití e-přihlášky tak například nemůže dojít ke ztrátě přihlášky nebo zdržení při předávání mezi rádci a vedoucím oddílu. Dochází také ke zvýšení ochrany osobních údajů při zpracování a odpadá nutnost skladování dokumentů. Využití e-přihlášky je také ekologické – nic se nemusí tisknout. Vedoucí navíc získá větší přehled nad přihlašováním členů a vše jednoduše zpracovává na jednom místě ve skautISu.

E-přihlášku můžete začít používat kdykoli. O tom, jaké přihlášky budete používat, rozhoduje vaše středisko. Nadále je samozřejmě možné používat stávající papírové přihlášky. E-přihlášky najdete ve skautISu v modulu „Jednotky“ – „Moje jednotka“ na záložce „Členové“ pod zeleným tlačítkem „E-přihláška“. Zde ji můžete vytvořit, k čemuž jsou potřeba pouze základní údaje: jméno a příjmení nového člena a kontakty na rodiče. V případě dospělého člena vyplňujete jen kontakt na něj. Na zadanou e-mailovou adresu skautIS zašle rodičům e-mail s unikátním odkazem. Po otevření odkazu se zobrazí předvyplněné údaje, které rodiče doplní, případně upraví. Po vyplnění a schválení všech informací se v jednotce osoba automaticky zobrazí a bude podbarvena červeně. V posledním kroku je pak potřeba vedoucím/administrátorem jednotky potvrdit vznik členství nováčka. 

Aktualizace údajů současných členek a členů

Většina údajů, které jsou ve skautISu, postupně zastarává. Jednou za čas je tak dobré takové údaje u vašich členů aktualizovat. Osoba se mohla přestěhovat na novou adresu, její rodiče mohou mít nové telefonní číslo nebo mohlo dojít ke změně zdravotních omezení.

I aktualizaci údajů je nyní možné provádět jednoduše online. Tento způsob aktualizace je možný pouze u osob mladších 18 let, protože dospělí si mohou svoje údaje aktualizovat skrze vlastní účty ve skautISu. Pokud chcete tuto možnost využít, zkontrolujte, že u členů máte na záložce Rodiče kontakt alespoň na jednoho z nich. U jednotky na záložce Členové vyberete možnost Aktualizace údajů. Vyberete osoby, u kterých chcete nechat údaje aktualizovat a skautIS jejich rodičům odešle e-mail podobně jako u e-přihlášky. Rodiče pak pomocí základních údajů o dítěti vstoupí do modulu úprav, kde se jim zobrazí všechny informace o jejich dítěti. Údaje zkontrolují nebo zadají změny. Poté, co rodiče aktualizované údaje potvrdí, se v tabulce členů zobrazí informace o proběhlé aktualizaci – vedoucí už jen přijme změny v údajích a aktualizaci potvrdí. Vedoucí má tak možnost pravidelně provádět aktualizace. Je vhodné rodiče předem informovat o tom, že takový krok bude probíhat. Díky této změně můžete mít v oddílech k dispozici ty nejaktuálnější informace o svých členech.