Téma: tým

Jak získat lidi pro práci v zázemí a jak o ně pečovat

Vedení oddílu má na starosti spoustu věcí. Přípravu programu, který děti nejen baví, ale i rozvíjí. Organizaci schůzek, výprav, táborů. Komunikaci s rodiči. Plánování a finance… Jak to udělat, aby oddíl dobře fungoval a vedoucí nebyli přetížení?
Foto: Petr Kalousek – Robinson

Péče o tým, rozdělení práce, vytváření přívětivého prostředí nebo dobrovolničení s ohledem na naše vlastní kapacity. To jsou témata pravidelné rubriky Tým, kterou otevírá článek Olgy Dočekalové.


Představme si, jaké by to bylo, kdybychom měli fungující zázemí…

… jsme na oddílové radě a plánujeme víkendovou výpravu. Sešel se celý tým: Franta připravil oblíbený čaj a přinesl čerstvě upečené sušenky. Aneta navrhuje navštívit ekocentrum a Lída říká: „Ano, na to máme peníze.“ Je totiž hospodářka a zná oddílový rozpočet. David doplní, že na to rádi přispějí Novákovi, rodiče Břéti Nováka (David má na starost fundraising a ví, že environmentální aktivity Novákovi podporují). Jak výprava získává jasné obrysy, Tonda si píše seznam materiálu, který je třeba nakoupit nebo vzít z klubovny, Kačka píše informace o akci na oddílový web/FB a rozesílá pozvánky všem členům.

Takhle nějak by to v našem oddíle mohlo vypadat, kdybychom měli dostatek lidí ve vedení oddílu i pro servisní práci v jeho zázemí. Kdyby každý měl svou roli, která ho těší, společná činnost by plynula tak nějak samozřejmě. Takový popis možná působí jako nedosažitelný ideál. Každá oddílová rada a rozdělení i samotné spektrum rolí v ní závisí na specifikách daného oddílu. Co potřebuje právě ten náš, kde hledat případné nové posily a jak o ně pečovat, abychom o ně nepřišli?

Jaké role potřebujeme zastat?

Přemýšlejme o malých úkolech, které lze libovolně kombinovat. Pro menší úkol snáze najdeme člověka, jenž bude mít čas se mu věnovat. Někdy naopak role vyvstane sama ze zájmů a vloh konkrétního člena týmu a ty se jen propojí s potřebami oddílu.

Možné role v týmu: správce webu – stará se o web po technické stránce; fotograf/grafik – pořizuje skvělé fotky, umí graficky upravit letáček; personalista – spolu s vedoucím hledá a stará se o lidi ve vedení oddílu; komunikace se členy a rodiči; texty na web, letáky; podpora na táboře a oddílových akcích: kuchař, zásobovač, zdravotník; hospodářské role: hospodář – spolu s vedoucím řídí hospodaření oddílu; pokladník – spravuje hotovost v oddílové pokladně; rozpočtář – převádí plány činnosti do financí; správce vybavení – stará se o materiál a vybavení, eviduje ho; správce klubovny – stará se o klubovnu; fundraiser – získává finanční Zdroje pro oddíl; účetní – zadává doklady do účetnictví.

Už víme, kdo nám v týmu chybí? Ještě ne? Nakresleme si mapu svého týmu a zahrňme i role, které chceme obsadit!

Mapa týmu je vlastně obyčejná „myšlenková mapa“, do které si můžeme zakreslit všechny role (úkoly), které potřebujeme pokrýt. Ke každé roli si napišme, kdo ji v oddíle zastává. Nebojme se uvést i takové, které zatím nemáme obsazené, ale chceme je v oddíle mít. Stačí velmi jednoduchý obrázek a ten nám na první pohled ukáže, kde nám někdo chybí. Podívejme se, jak taková mapa může vypadat.

Kde ale hledat lidi pro pomoc v zázemí? A jak je poznat?

Začněme ve svém oddíle a zamysleme se nad schopnostmi členů v roverském i skautském věku. Určitě už víme, koho baví připravovat hry a kdo pomáhá mladším dětem. Skvělé! Máme základ budoucího vedení oddílu. Ale všimli jsme si, kdo se často zdržuje v okolí kuchyně? Kdo rád píše zápisky do kroniky, které ostatní baví číst? Kdo vždycky ví, kde je jaké nářadí, a vrací jej v naprostém pořádku? Máme v oddíle někoho, kdo se vyptává na peníze? Nebo má rád tabulky? Tohle všechno jsou skryté talenty pro role v zázemí oddílu!

Pro holky a kluky ve skautském věku můžeme vytvořit družinové role. Začněme s malými úkoly. Když se v roli osvědčí, můžeme jejich talent rozvíjet. Například z družinového kronikáře se může stát spoluautor oddílového webu. A když jim vybraná role nesedne? Nevadí, hledejme dál a nabídněme jinou možnost.

Jak na družinové role: Při psaní kroniky využijete spisovatele, ilustrátora, fotografa, vtipného komentátora, tvůrce komiksových obrázků. Všimněte si, kdo udržuje pořádek v klubovně, kdo se stará o oddílové poličky, můžete mít i pokladníka, který dostane na starost drobnou hotovost.

V mladším roverském věku již přidělujme větší, komplexnější role. Podívejme se znovu na přehled funkcí v zázemí. Můžeme spojit dohromady více úkolů, které má na starosti jeden člověk, ačkoli spolu vzájemně nesouvisí. Další možností je pověřit některou dílčí činností ze zázemí kohokoli z vedení oddílu.

Podívejme se do mapy týmu: Eliška i Kačka vedou družinu a přitom mají na starosti i pokladnu a komunikaci s rodiči.

Je nás ve vedení málo? Rozhlédněme se po svých kamarádech a oslovme i rodiče dětí. Ti všichni vědí, jak je náš oddíl skvělý, a rádi pomohou, když budou vědět jak. Výhoda externích rolí spočívá v tom, že nevyžadují neustálé zapojení. Některé lze realizovat jen občas, jiné zase nemusí probíhat přímo při oddílové činnosti. Pro většinu rolí v zázemí platí, že není potřeba být členem vedení oddílu, abychom je mohli vykonávat. Vedení oddílu však musí zajistit, aby i externí spolupracovníci měli včas všechny důležité informace a byli s nimi pravidelně v kontaktu. Aby spolupráce dobře fungovala, můžeme uzavřít společnou dohodu (bit.ly/krizovatka-dohoda) a v ní si odsouhlasit, co bude externista dělat.

Jak lidi v zázemí podpořit, aby je práce bavila? A na co si dát pozor?

Základem je vybrat pro danou roli vhodného člověka. Už to, že se role ujal, je dobré znamení, protože mu dává smysl ji vykonávat:

  • Může využít své schopnosti nebo znalosti a být prospěšný ostatním (např. ilustrátor, ekonom).
  • Získá praxi v oboru, který studuje (např. správce webu, truhlář).
  • Zabývá se činností, ke které by se jinak nedostal, a je to pro něj relax (např. kuchař, fotograf).

„Na práci v kuchyni mě baví, že můžu pomoct na akcích, protože jídlo je nedílnou součástí každé z nich. Vařím ráda.“ – říká Lenka Drugová, bývalá vedoucí 44. dívčího oddílu v Praze.

Práce v zázemí má však i svá úskalí. Často je spojená s požadavky i na ostatní členy oddílu. Například správce vybavení dbá na to, aby členové vraceli nářadí na své místo včas a čisté. Pokud členové oddílu své povinnosti neplní, může se stát, že je tato role spojena s konflikty, a to ve větší míře než role výchovná.

Zde je nezastupitelná podpora vedení oddílu, které musí s nastavenými pravidly souhlasit a taktéž je viditelně dodržovat. Tímto způsobem vedení v oddíle vytváří společnou kulturu chování, je vzorem pro své členy. Lidé v zázemí pak cítí, že jejich práce je důležitá, že má smysl ji dělat a mají z ní radost. Pokud jsou ale pravidla moc přísná, je potřeba je společně upravit.

Jak o lidi v zázemí pečovat? A kdo se o ně stará?

Nejprve začneme motivací pro práci v zázemí. Dosud jsme se věnovali hlavně situaci, kdy motivací je samotný obsah práce, uplatnění vlastních talentů a schopností. Neméně důležitou motivací je pomoc oddílu a parta vedoucích. Pokud se někdo necítí na vedení dětí, je zázemí skvělým místem, jak zůstat součástí party vedoucích, se kterými jsme vyrostli. A od toho se odvíjí i to, jak o lidi v zázemí pečovat.

  • Berte je s sebou na akce s oddílem, ať vidí, jak jsou děti šťastné.
  • Berte je s sebou na akce vedení,
    ať jsou součástí vaší party.
  • Poděkujte jim před celým oddílem.
  • Nezapomeňte jim zabalit dárek pod stromeček na vánoční besídce.
  • Pošlete jim pohled z výpravy,
    na kterou zrovna nemohli jet.

Abyste i vy mohli zažít oddílovou radu, kde… voní oblíbený čaj a čerstvě upečené sušenky můžete naplánovat návštěvu ekocentra, protože na to máte dost peněz se můžete spolehnout, že ještě než dorazíte domů, budou rodiče a členové číst pozvánku na akci Díky Franto, Aneto, Lído, Davide, Tondo, Kačko!

Ideálně mějte v týmu člověka, který má péči o lidi v zázemí a komunikaci s nimi přímo na starost. Může to být třeba personalista.

Oddíly s širším vedením a rozmanitým složením týmu mají velkou výhodu. Je jich dostatek a mohou nejen pracovat, ale také odpočívat. Tvoří partu, je jim spolu dobře a zažívají společná dobrodružství. Umí se spolu smát i podržet jeden druhého. Díky různým schopnostem je hned tak něco nezaskočí. Jejich talenty se doplňují a zapadají do sebe jako puzzle. Zvládnou i krizové situace.


Jak na to:

  • začněte v oddíle již u dětí a staňte se lovci talentů
  • svěřte jim drobné úkoly, které zvládnou
  • nechte jejich roli růst s nimi
  • važte si jejich schopností i práce, kterou dělají
  • vyrobte si mapu týmu a zjistěte, jaké role nemáte obsazené, a přitom je potřebujete
  • pro komplexní úkoly oslovte rovery, přátele i rodiče
  • myslete na lidi v zázemí a berte je s sebou na své akce
  • věřte, že se vám to podaří!

O autorech

Má svůj skautský domov na lesní škole Plšík. V Kancel